WZ, PZ, MM — dokumenty magazynowe wyjaśnione
Opublikowano:
Prawidłowy obrót dokumentów magazynowych to podstawa rzetelnej ewidencji stanów i rozliczeń finansowych. Trzy skróty pojawiają się praktycznie w każdym magazynie w Polsce: WZ, PZ i MM — poniżej wyjaśniamy, czym się różnią i kiedy każdy z nich jest wystawiany.
PZ — przyjęcie zewnętrzne
Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) potwierdza przyjęcie towaru do magazynu od dostawcy zewnętrznego. Wystawiany jest w momencie fizycznego przyjęcia towaru i powinien być zgodny z fakturą zakupu oraz — w transporcie międzynarodowym — z listem przewozowym CMR. Rozbieżności między PZ a fakturą (np. inna ilość) należy odnotować przy przyjęciu, najlepiej z udziałem kierowcy dostarczającego towar.
WZ — wydanie zewnętrzne
Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) potwierdza wydanie towaru z magazynu na zewnątrz — do klienta, kontrahenta lub innego podmiotu spoza firmy. WZ jest podstawą do wystawienia faktury sprzedaży i powinien być podpisany przez osobę odbierającą towar (kierowcę lub przedstawiciela odbiorcy) jako potwierdzenie zgodności ilościowej.
MM — przesunięcie międzymagazynowe
Dokument MM (przesunięcie międzymagazynowe) rejestruje przemieszczenie towaru między dwoma magazynami tej samej firmy — na przykład z magazynu centralnego do magazynu regionalnego. W przeciwieństwie do WZ i PZ, MM nie wiąże się ze zmianą właściciela towaru, więc nie generuje bezpośrednio zdarzenia księgowego w postaci faktury.
| Dokument | Kierunek | Kiedy wystawiany |
|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie od zewnętrznego dostawcy | Fizyczne przyjęcie towaru na magazyn |
| WZ | Wydanie do zewnętrznego odbiorcy | Fizyczne wydanie towaru z magazynu |
| MM | Przesunięcie wewnętrzne | Transfer między magazynami tej samej firmy |
Inwentaryzacja i kody kreskowe
Regularna inwentaryzacja (pełna roczna lub cykliczna, prowadzona rotacyjnie dla wybranych grup asortymentowych) pozwala wykryć rozbieżności między stanem ewidencyjnym a fizycznym, wynikające z pomyłek, ubytków naturalnych lub błędów w dokumentacji. Wdrożenie kodów kreskowych lub RFID znacząco przyspiesza proces inwentaryzacji i redukuje błędy ludzkie przy skanowaniu w porównaniu do ręcznego spisywania stanów.
Częstotliwość inwentaryzacji cyklicznej wg klasyfikacji ABC
Produkty z grupy A (najwyższa wartość) warto inwentaryzować częściej — nawet co miesiąc — podczas gdy produkty z grupy C można sprawdzać raz na kwartał lub rzadziej, zgodnie z zasadami opisanymi w analizie ABC/XYZ zapasów.